準備するもの
CSVの作り方や、必要なデータ項目を確認できます。
備品管理の使い方
Excelから取り込み、QRを貼って、スマホで管理するまでを紹介
Bihan QRなら、いまお使いのExcelやCSVを取り込むだけで、QRラベル発行から貸出・返却・棚卸、破損・紛失履歴まで管理できます。はじめての方でも迷わないよう、実際の画面と一緒に紹介します。
このページでわかること
実際の流れ
取り込みから運用まで、6つのステップで確認できます。
できること
Bihan QRで実現できる管理業務を紹介します。
導入前に準備するもの
いまお使いのExcelやCSVを準備します。最低限、表の項目があれば取り込み可能です。
- 備品名
- 管理番号（必須・ユニーク）
- カテゴリ
- 保管場所
- 状態（任意）
- 使用者（任意）
X備品台帳サンプル
CSVとして取り込み可能| 備品名 | 管理番号 | カテゴリ | 保管場所 | 状態 | 使用者 |
|---|---|---|---|---|---|
| ノートPC | PC-2024-000123 | ノートPC | 東京オフィス | 使用中 | 佐藤 花子 |
| プロジェクター | PJ-2024-0001 | AV機器 | 会議室A | 使用中 | 鈴木 一郎 |
| 工具セット | TOOL-2024-0003 | 工具 | 倉庫 | 貸出中 | 山田 太郎 |
| 金庫用マイク | MIC-2024-0010 | 音響機器 | 会議室B | 利用可能 | - |
| USBメモリ | USB-2024-0005 | 周辺機器 | 共有備品 | 返却済み | - |
Step
1
CSVを取り込む
CSV取込画面からファイルを選び、カラムの対応付けを行います。管理チェックやエラー確認も自動で行われます。
Step
2
取り込んだ備品を確認する
ダッシュボードや備品一覧で、登録された備品を確認できます。検索やフィルターで目的の備品も探せます。
Step
3
QRラベルを発行する
対象の備品を選び、QRラベルをPDFで発行します。A4ラベル用にまとめて印刷できます。
QRラベル発行
PDFで発行
ノートPC
BHN-00001
プロジェクター
BHN-00002
モニター
BHN-00003
工具セット
BHN-00004
USBメモリ
BHN-00005
Step
4
備品に貼って、スマホで読み取る
発行したQRラベルを備品に貼り付けます。スマホのカメラで読み取るだけで、備品詳細を開けます。
ノートPC
PC-2024-000123
備品ラベル
A-100S
備品にQRラベルを貼り付け
Step
5
貸出・返却・棚卸を記録する
スマホから貸出・返却を記録できます。棚卸もQR読み取りで確認し、最新の状態をチームで共有できます。
備品を検索
スマホ操作
貸出を記録
スマホ操作
返却を記録
スマホ操作
棚卸を実施
スマホ操作
状態を確認
スマホ操作
Step
6
破損・紛失履歴を残す
破損や紛失が発生した場合も、履歴として残せます。状況確認や再発防止の検討に活用できます。
破損・紛失履歴
| 発生日 | 備品名 | 区分 | 内容 | 対応状況 |
|---|---|---|---|---|
| 2024/05/15 | プロジェクター | 破損 | レンズを清掃 | 対応完了 |
| 2024/05/10 | USBメモリ | 紛失 | 保管場所を確認中 | 確認中 |
| 2024/04/26 | 金庫用マイク | 修理 | ケーブル交換 | 完了 |
主な機能
CSV取込
Excel・CSVを取り込み、まとめて登録
QRラベル発行
備品ラベルを一括作成、PDFで出力
貸出・返却
誰に貸したかを記録し、返却も管理
棚卸
QR読み取りで、棚卸結果を記録
破損・紛失履歴
破損・紛失・修理の対応状況を管理
スマホ対応
現場で読み取り、その場で操作
よくあるご質問
CSVのテンプレートはありますか？
はい。無料の備品管理テンプレートをダウンロードできます。まずはその形式で台帳を整理できます。
QRラベルはどのように印刷しますか？
A4ラベル用PDFとして発行し、そのまま印刷して備品へ貼り付けます。
スマホアプリは必要ですか？
専用アプリは不要です。スマホのブラウザでQRを読み取り、備品詳細や操作画面を開けます。
どの端末で利用できますか？
パソコンとスマートフォンのブラウザで利用できます。QR読み取りはカメラ利用のためHTTPS環境で行います。
データは安全ですか？
認証と事業所単位のアクセス制御で、組織ごとにデータを分けて扱います。
固定資産管理や会計処理にも使えますか？
いいえ。Bihan QRは記録補助・管理補助ツールです。固定資産管理、減価償却、会計処理、監査対応を目的としたサービスではありません。